So wird KVP zu einem Bestandteil der internen Verwaltungsentwicklung, die von den engagierten und kreativen Beiträgen und Verbesserungs-vorschlägen aller Mitarbeiter lebt. Die natürliche anfängliche Skepsis gegenüber der neuen Methode soll  möglichst schnell bei den Mitarbeitern in eine regelrechte Begeisterung zum Mitmachen in diesem Prozess umgelenkt werden.

Ziel von KVP ist es nicht nur, Ideen zur Verbesserung zu finden. Vielmehr geht es darum, diese dann auch schnellstmöglich umzusetzen. Nur so kann das übergeordnete Ziel aller KVP-Bemühungen erreicht werden.

Während Innovationen meist rigorose Veränderungen bewirken, geht es bei Kaizen um die permanente Veränderung aller betrieblichen Elemente in kleinen, überschaubaren Schritten, die leicht wieder rückgängig zu machen sind, falls man feststellt, dass sie zu keiner Verbesserung führen. Dabei werden alle Mitarbeiter, Führungskräfte und die Geschäftsleitung einbezogen. Kaizen betont den Menschen und sein kreatives Potential zur Problemlösung. Es erfolgen kaum Investitionen in Technologien, stattdessen steht das „Humankapital“ im Mittelpunkt. Ausgaben für Personal, besonders für die Aus- und Weiterbildung, werden als eine Investition in die Zukunft angesehen. Denn gut qualifizierte und lernfähige Mitarbeiter, die für Veränderungen offen sind, bilden den Grundstein für den Erfolg von Kaizen und dadurch für den Erfolg des Unternehmens. Wer Kaizen anwendet, sollte sich selbst und die eigene Verwaltung Tag für Tag aufs Neue hinterfragen und auf den Prüfstand stellen.

Die Gemeinde Sylt ist eine der ersten Kommunen in Deutschland, die sich dieser Managementphilosophie bedient, um damit zu einer Verwaltungsstruktur mit höchster Effizienz zu finden.

Auf Beschluss der Gemeindevertretung der Gemeinde Sylt wurde Anfang des Jahres 2011 das Projekt „ 4 S“ zur Schaffung schlanker Verwaltungsstrukturen, Steigerung der Effizienz in der Verwaltungsarbeit, Einbindung der Mitarbeiter in die Zielerreichung und Herstellung von Transparenz in allen Leistungsbereichen begonnen. Die auf diese Thematik spezialisierte  Firma KRUPS CONSULTANTS GmbH aus Düsseldorf identifizierte im Rahmen eines Gutachtens die Handlungsfelder und definierte hieraus Projekte, die in ihrer Gesamtheit zu erheblichen finanziellen Erfolgen und gleichzeitig zu einer höheren Qualität in der Verwaltungsleistung gegenüber den Bürgern führen soll.

Die KRUPS CONSULTANTS GmbH  nahm am 01. November 2011 auch die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen in Angriff. Zusammen mit Herrn Bernd Neumann als Vertreter der Gemeindeverwaltung  wurde im Rathaus ein Projektbüro eingerichtet, von wo aus in enger Abstimmung mit der Verwaltungsspitze die Veränderungen initiiert und koordiniert werden.

Gerade die große Transparenz und der Dialog mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Gemeinde Sylt und den Beteiligten der anderen Kommunen auf der Insel sind dabei sehr wichtig. Der Erfolg eines Veränderungsprozesses hängt vor allem von der Akzeptanz bei allen Beteiligten ab.

Das Kernthema des Projektes ist die kontinuierliche Verbesserung der Verwaltungsprozesse in allen Bereichen der kommunalen Verwaltung und dem Kommunalen Liegenschaftsmanagement. Die hierbei eingesetzte Methodik ist als „KVP = Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ oder japanisch „Kaizen“ bekannt.  'KAI' heißt  Veränderung und 'ZEN' zum Guten.

KVP bzw. Kaizen ist wohl das klassische Instrument der Industrie. Anfangs vor allem in Fertigungsbetrieben in der Produktion und in produktionsnahen Bereichen eingeführt, hat KVP inzwischen auch die administrativen Bereiche von Unternehmen und kommunalen Verwaltungen erreicht.

Beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess geht es darum, bestehende Verwaltungsabläufe systematisch und ständig zu verbessern. Dies ist für Mitarbeiter aller Ebenen eine neue große Herausforderung. KVP bedeutet, den bestehenden Zustand immer wieder in Frage zu stellen, sich mit Erreichtem nie zufrieden zu geben.